Gemeente en OCMW Wetteren

Met de hulp van Divergent naar een uniform re-integratiebeleid na langdurige afwezigheid
1: Bepalen van de visie
2: Uittekenen van een beleid
3: Opleiden van leidinggevenden over het nieuwe beleid

Gemeente en OCMW Wetteren: schets van de organisatie
Wetteren, een gemeente in het hart van Oost-Vlaanderen, huisvest ruim 26.000 inwoners. 550 medewerkers staan dagelijks paraat om de dienstverlening van gemeente en OCMW Wetteren in goede banen te leiden. Sinds 2018 zijn beide organisaties gefusioneerd en wenste de organisatie om een zorgzaam personeelsbeleid verder uit te bouwen en te ontwikkelen en in te zetten op een re-integratiebeleid. Dit is dan ook de reden waarom Divergent met Gemeente en OCMW Wetteren in contact kwam.

Aanleiding samenwerking Divergent – Gemeente en OCMW Wetteren
Steeds meer organisaties worden geconfronteerd met medewerkers die langdurig afwezig zijn omwille van drie mogelijke kwesties:
1: de geestelijke gezondheid
2: de diagnose kanker
3: musculoskeletale ziekten.
Onderzoek heeft echter aangetoond dat hoe langer het ziekteverlof van de werknemer duurt, hoe moeilijker de terugkeer naar de werkvloer verloopt. Dit betekent een directe als indirecte kost voor zowel de zieke, de werkgever als de samenleving. Het is dan ook cruciaal om de terugkeer naar werk zo snel mogelijk te initiëren.

In opdracht van Kom op tegen Kanker ondersteunt Divergent bedrijven bij het opstellen van een re-integratiebeleid zodat de terugkeer naar werk vlotter kan verlopen. Deze adviesopdracht kadert in de thematiek ‘kanker en werk’ maar is ook breder toepasbaar ongeacht de reden van langdurige afwezigheid. Gemeente en OCMW Wetteren stapten mee in deze adviesopdracht met als doelstelling een kader rond re-integratie op te stellen.

Aanpak Divergent in het project ‘aanwezigheid en re-integratie’
Een goed onderbouwd re-integratietraject vertrekt steeds vanuit twee pijlers: het organisatieniveau en het individuele niveau. Op organisatieniveau is het nodig om een visie inzake welzijn en re-integratie ter beschikking te hebben, inclusief collectieve afspraken omtrent taken en verantwoordelijkheden en mogelijkheden rond aangepast werk. Op individueel niveau stippelt men het best uit hoe een individuele casus wordt aangepakt. Tijdens het traject werd vertrokken vanuit het organisatieniveau. Meer specifiek werd ingezet op 3 aansluitende acties om het aanwezigheidsbeleid en re-integratiebeleid vorm te geven:

  • Bepalen van een uniforme visie

Bij de opbouw van een nieuw beleid inzake aanwezigheid en re-integratie is het van belang om een uniforme visie en draagvlak van het management t.o.v. aan-en afwezigheden te creëren. In dit geval werden deze bouwstenen bepaald samen met de algemeen directeur, de directeur van het sociaal huis, de hr-deskundige en de preventie-adviseur. De visie geeft aan welke doelstellingen op korte en lange termijn behaald zullen worden en welke kernprincipes hierbij voorop staan.

  • Uitwerken van een beleid

Op basis van de visie werd het beleid inzake re-integratie verder vormgegeven via 5 actielijnen, die specifiek van toepassing waren voor deze organisatie.

  1. Er werd een focusgroep georganiseerd voor medewerkers en leidinggevenden die reeds geconfronteerd werden met langdurige afwezigheid. Hun input was cruciaal om een duidelijk beeld te krijgen op de huidige situatie, inclusief de elementen die goed lopen en aangepast dienen te worden.
  2. Men wou een duidelijk beeld op de actoren en zijn/haar rollen en verantwoordelijkheden

(wie is het aanspreekpunt op de personeelsdienst inzake re-integratie, welke rol heeft de vertrouwenspersoon, wanneer is de tussenkomst van de arbeidsarts aangewezen etc. … )

  1. Een uniform proces van afspraken en verwachtingen doorheen de verschillende fases van de ziekteperiode (van ziektemelding, periode van uitval, periode van terugkomst) was cruciaal.
  2. Men wou zicht krijgen op de mogelijkheden tot aangepast werk.

Dit gebeurde via het model van de vier kwaliteiten van arbeid.

  1. Als laatste wilde men duidelijke afspraken rond communicatie voor de leidinggevenden in de vorm van een checklist bij zowel de melding van de ziekte, periode van afwezigheid en terugkeer. Er werd ook nagedacht hoe medewerkers die afwezig zijn op een correcte manier te informeren over de administratieve verplichtingen enerzijds en de mogelijkheden om het werk progressief te hervatten.

Tevens biedt het beleid ook een antwoord op de maatschappelijke tendens van stijgende langdurige afwezigheid en de re-integratie van langdurig zieke medewerkers. Het beleid voor Gemeente en OCMW Wetteren werd alvast preventief opgesteld en men hecht groot belang aan betrokkenheid, opleiding en coaching om meer te evolueren naar veerkrachtigere medewerkers. Verder vertrekt men ook vanuit een positieve benadering, waar vertrouwen in de medewerker en respect voor de privacy van de medewerkers voorop staat.

Gemeente en OCMW Wetteren

“Het werd als positief ervaren dat medewerkers en leidinggevenden die reeds geconfronteerd werden met langdurige afwezigheid betrokken werden in het proces.”

  • Opleiden van leidinggevenden over hun rol in het re-integratiebeleid

Voor de 3de stap bij de opzet van een re-integratiebeleid voor Gemeente en OCMW Wetteren werd beslist om een piloot uit te voeren met de leidinggevenden van het OCMW. Tijdens een opleiding maakten de leidinggevenden kennis met het nieuwe beleid  en werd de verwachtingen t.o.v. leidinggevenden toelicht. Daarnaast werd een toolbox met praktische documenten ter beschikking gesteld, alsook de nodige tips en handvaten aangereikt om leidinggevenden te ondersteunen inzake dit nieuwe beleid.

Gemeente en OCMW Wetteren

“Er is nu door het uittekenen van het beleid meer duidelijkheid over wat wanneer moet gebeuren: wanneer bijvoorbeeld een verzuimgesprek te voeren. Er wordt nog veel verwacht van de coaching voor leidinggevenden en dienstverantwoordelijken betreft het voeren van verzuimgesprekken en hoe de visie inzake aanwezigheid en re-integratieverder uit te dragen.”

Samenwerking met Divergent

Gemeente en OCMW Wetteren:

“Wetteren wou met een uniform re-integratiebeleid  extra inzetten op een zorgzaam personeelsbeleid, waarbij enerzijds de zieke medewerkers meer worden geïnformeerd en het contact met hun leidinggevende behouden blijft tijdens hun afwezigheid en anderzijds ook de leidinggevenden ondersteund worden in deze communicatie en opvolging. Op die manier hopen we op minder afwezigheden, meer betrokken en geëngageerde medewerkers, een snellere en vlottere terugkeer en re-integratie.

We zien het als een pluspunt dat we hiervoor konden samenwerken met Divergent. Ze waren een waardevolle partner met ervaring in het begeleiden van het proces. Ze zijn erin geslaagd om opties breed voor te stellen en aan te sturen op keuzes maken wanneer nodig. We werden goed begeleid, degelijk ondersteund en op weg gezet naar een meer zorgzame organisatie.”