EntityOne

Een project met de steun van de Nationale Arbeidsraad
Het versterken van zelfsturende teams door interactieve reflectieworkshops
Focusdomeinen:
1: behoefte-ondersteunende managementstijl en feedback
2: gesprekstechnieken
3: positieve groepsdynamieken

EntityOne: schets van de organisatie
EntityOne is een digitale Drupal studio en ondersteunt organisaties met strategisch webdesign, technische webontwikkeling en duurzame support in het flexibele Drupal CMS. De organisatie staat gekend voor de hoge kwaliteit, sterke expertise en een doelgerichte aanpak van complexe uitdagingen die ze tijdens ieder project aan de dag legt. Door hun sterk groeiscenario is EntityOne geëvolueerd naar zelfsturende teams waarbij elke medewerker kan en mag beslissingen.

Uitdaging en oplossingsgerichte begeleiding door Divergent
De uitdaging van de organisatie bestond/bestaat erin om, in hun groeiscenario, effectief als/in team te blijven werken en hun dienstverlening vanuit deze uitdaging verder positief te laten mee-evolueren. Divergent stond EntityOne tijdens deze uitdaging bij –  enerzijds door de afname van een stress- en behoeftemeting om de concrete noden binnen hun uitdaging te kunnen pinpointen en analyseren, anderzijds door de uitwerking van een workshopprogramma dat aansloot op deze noden. Dit project werd ondersteund door de Nationale Arbeidsraad. Als resultaat werden drie interactieve reflectieworkshops op touw gezet die de nodige tips en handvaten konden aanreiken aan het voltallige EntityOne-team. Een woordje uitleg …

Organisatiescan: Behoeftenmeting en diepte-interviews
De medewerkers van EntityOne werden via een behoeftenmeting bevraagd inzake de 5A’s (Arbeidsorganisatie, Arbeidsinhoud, Arbeidsvoorwaarden, Arbeidsomstandigheden, Arbeidsverhoudingen), aangevuld met specifieke vragen over hun persoonlijk waardenkader. Deze meting werd aangepast aan EntityOne als organisatie. Kort daaropvolgend werden 8 medewerkers uitgenodigd voor een diepte-interview ter verdere verduidelijking van de meting. Zo kregen EntityOne en Divergent inzicht in het functioneren van de medewerkers en de kwaliteit van hun motivatie, alsook welke workshops verder dienden uitgebouwd te worden ter ondersteuning van de organisatie.

“De anonieme behoeftenmeting bij het personeel was een ideale start van het project. Er kwam namelijk heel wat interessante info naar boven, waar onmiddellijk acties aan werden gekoppeld. Doorheen het project hebben we als groep beter leren communiceren en ook de verdiepende interviews werden enthousiast onthaald en hebben ons geholpen om constructiever te communiceren over emoties.” – Marjan Bresseleers, EntityOne

Workshop 1: Belang van verschillende managementstijlen en feedback
Een behoefte-ondersteunende managementstijl hanteren en op motiverende wijze feedback geven is voor vele organisaties een cruciale basis om duurzame groei te verwezenlijken en te versterken. Dit topic kwam dan ook als eerste aan bod in de workshopreeks die Divergent bij EntityOne in handen nam. Deze interactieve workshop werd gebouwd op de Zelfdeterminatietheorie (ZDT), één van de belangrijkste theorieën over motivatie. De ZDT vertrekt van de idee dat eenieder op psychologisch vlak drie fundamentele behoeften heeft: autonomie, verbondenheid en competentie (ABC). Dit model is een belangrijke wetenschappelijke basis om de motivatie in bedrijven te optimaliseren en tot goed functionerende werkomgevingen en bevlogen medewerkers te komen. Deze workshop had als doel om leidinggevenden bij EntityOne een spiegel voor te houden omtrent hun eigen persoonlijke managementstijl en hen aan de hand van de ZDT een kader aan te reiken waarbij men bij elke taak, situatie of persoon kan afvragen welke leiderschapsstijl de meest behoefte-ondersteunende is. Inzichten in het theoretische ZDT-kader, met een aansluitende en onmiddellijk toepasbare gesprekslijn over hoe een lerende en feedbackrijke omgeving te stimuleren, was het resultaat van deze workshop. We gaven ook zeven praktische tools mee hoe de organisatie los kan komen van te formele evaluatie- en feedbacksystemen, en hoe ze aan de hand van deze tools een permanente lerende organisatie kunnen zijn of worden. Bijkomend kwamen hierbij als oefening ook diverse praktijkcases aan bod.

“Het diagram rond diverse stijlen van communicatie en hoe die kunnen geïnterpreteerd worden door anderen, werd zeer enthousiast onthaald.” – Marjan Bresseleers, EntityOne

Workshop 2: Gesprekstechnieken als informele vertrouwenspersoon
In een zelfsturende organisatie is het van belang om over de nodige handvaten en basiselementen te beschikken wat betreft gesprekstechnieken bij emotioneel geladen en persoonlijke gesprekken. Ook al is er momenteel nog geen wettelijke verplichting voor organisaties met minder dan 20 medewerkers om een vertrouwenspersoon te hebben, werden hierop aansluitend drie EntityOne medewerkers opgeleid over hoe een vertrouwelijk, en mogelijks emotioneel geladen, gesprek aan te gaan in de hoedanigheid van informele vertrouwenspersoon. Wat is een goeie start en volgorde van zo’n gesprek en welke aandachtspunten gelinkt aan de brede context mag men zeker niet uit het oog verliezen? Als tweede workshopluik werd ingezoomd op moeilijke gesprekken binnen de operationele werking. Het doel van deze workshop bestond erin om concrete tools, gesprekslijnen en situaties samen te bespreken die onmiddellijk toepasbaar zijn op de context van EntityOne, alsook de deskundigheid van alle medewerkers binnen dit kader te verhogen.

Workshop 3: Teamdynamieken volgens Lencioni
Een goed draaiend team slaagt erin om goed samen te werken en samen een sterker resultaat neer te zetten. Zeker bij zelfsturende  teams is een positieve teamdynamiek cruciaal. Tijdens deze derde workshop werd concreet ingezoomd op welke elementen aan de basis liggen van een goeie teamwerking en welke acties verder genomen kunnen worden om de teamwerking nog te versterken. Divergent legde de nadruk op interactiviteit, openheid en vertrouwen tijdens deze workshop, en stuurde het team terug naar huis met een concreet actieplan dat door iedereen werd bekrachtigd. De huidige succesfactoren van de EntityOne-teamwerking werden benoemd en besproken, om vervolgens de piramide van Lencioni  (‘de 5 frustraties van teamwork’) vanuit het omgekeerde, positieve scenario te gaan analyseren, meer bepaald waar het EntityOne-team het nog beter te doen als team. Het EntityOne team kwam samen tot dit actieplan en de persoonlijke engagementen in dit plan werden met de groep gedeeld en positief verankerd. Het doel van deze workshop bestond erin om te zorgen voor verbinding tussen de teamleden en een positieve sfeer en samenwerking te versterken.

“De piramide met ‘de vijf frustraties van teamwork’ van Patrick Lencioni was een van de belangrijkste modellen die we hebben meegenomen uit het begeleidingstraject met Divergent. We zagen toen namelijk heel duidelijk hoeveel verder we als team kunnen geraken door deze frustraties aan te pakken. Iedereen sprak bovendien zijn/haar persoonlijk ‘EntityOne voornemen’ uit in de groep, wat een hele grote meerwaarde is geweest. 

Na de workshop werd het outcome document van deze workshop door ons volledige team doorlopen, zodat ook de afwezigen mee waren in het verhaal. De actiepunten worden binnenkort ook door ons management team in detail doorlopen en er wordt beslist hoe we hier in de toekomst mee aan de slag gaan.” – Marjan Bresseleers, EntityOne

Samenwerking met Divergent

“De samenwerking met Divergent is heel vlot verlopen. We zaten meteen op dezelfde golflengte wat betreft de uitstippeling van het jaartraject. Divergent heeft een heel sterk team. Onze trainers wisten heel goed waarmee ze bezig waren en waren heel betrokken. Dat heeft ons volledige team zo aangevoeld en het heeft er mee voor gezorgd dat we zo ver zijn geraakt in dit traject. We hebben veel geluk gehad dat we de NAR-subsidie konden krijgen en we konden deelnemen aan dit mooie traject.”

“Waarom we zouden aanraden om met Divergent samen te werken? Het straffe team, de persoonlijke aanpak, de grote kennis over de thema’s & de dynamische workshops afgestemd op een team van techneuten :).