Teamveerkracht: samen sterk

Nu we met zijn allen vaak van huis uit werken, staat de teamsfeer meer dan ooit onder druk. Aan de hand van vier sessies rond teamveerkracht versterkt Divergent de verbinding tussen de collega’s.  

‘Stress, veranderingen en uitdagingen hebben een sterke impact op het functioneren van een team’, zegt Eva Baes, hr-consultant bij Divergent. ‘Een grote reorganisatie binnen een bedrijf bijvoorbeeld vraagt veel energie van de teamleden. Maar ook kleinere voorvallen in het privéleven van een van de collega’s kunnen een impact hebben.’

‘Met onze workshop Team(Veer)Kracht, een methode ontwikkeld door het Vlaams Instituut Gezond Leven, leren we teams beter met stressfactoren en veranderingen om te gaan. De workshop bestaat uit vier sessies van telkens drie uur voor (kleine) teams én hun leidinggevende.’

Vier sleutelelementen

Hoe zitten de workshops nu concreet in elkaar? ‘Elk team heeft zijn eigen uitdagingen, en die kunnen heel breed gaan – van onduidelijkheid over het takenpakket tot een gebrek aan verbinding met de andere teamleden’, legt Eva Baes uit. ‘Bij elk team gaan we na waar zich de grootste pijnpunten bevinden. Dat doen we via 35 vragen die peilen naar het vertrouwen, het optimisme, de communicatie, de motivatie … in het team. Op basis daarvan bepalen we de hoofdthema’s waarrond we werken. Elk traject ziet er dus ook anders uit. Er zijn wel vier elementen die telkens terugkeren: appreciative inquiry, de dingen benoemen, een goede interactie en verbinding tussen de teamleden.’

  • Appreciative inquiry (‘waarderend onderzoek’): ‘We starten de workshops altijd positief door te focussen wat al goed loopt in het team. Daarna kijken we welke noden er nog zijn en hoe we verder kunnen bouwen op de successen uit het verleden.’
  • Benoemen: Een open communicatie die geen onderwerpen uit de weg gaat, is cruciaal voor een goede sfeer. Het is pas door de ‘olifant in de kamer’ te benoemen dat je een probleem aanpakt en dat je het team versterkt. Soms hangen onderwerpen al vier of vijf jaar in de lucht, maar werden ze nog nooit openlijk besproken. Heel mooi om te zien hoe een positieve dynamiek en een constructieve dialoog ontstaat wanneer je bepaalde thema’s aansnijdt. Medewerkers beginnen soms zelfs te huilen. Zo opgelucht zijn ze dat een bepaald onderwerp eindelijk bespreekbaar is.’
  • Interactie: ‘Net als bij een koppel is ook in een team een goede, open communicatie noodzakelijk voor een duurzame relatie tussen de verschillende teamleden.’
  • Verbinden en samen bouwen aan de teamgeest: ‘Dankzij de open communicatie zie je door de sessies heen de verbinding tussen de teamleden sterker worden.’

Case: Team Samenleven van In-Gent

In opdracht van In-Gent, een organisatie die anderstalige nieuwkomers en organisaties op weg helpt in Gent, begeleidt Divergent momenteel drie teams rond de thema’s welzijn, stress en burn-out. Een traject dat loopt over drie jaar. Een deel van begeleiding bestaat uit workshops over teamveerkracht. Een kort verslag van de sessies bij Team Samenleven.

Sessie 1: Wat is teamveerkracht?

‘Het eerste wat we deden na het kennismakingsgesprek, was enkele afspraken vastleggen rond veiligheid. Het is niet altijd evident om over bepaalde onderwerpen open te communiceren. De teamleden mogen dan ook geen schrik hebben om hun mening te uiten. We maakten hun ook duidelijk dat het oké is om fouten te maken en dat ze mogen aangeven wanneer ze even afstand willen nemen. Daarna legden we uit wat teamveerkracht nu precies inhoudt aan de hand van de vier bouwstenen: optimisme, communicatie, motivatie en teamkwaliteit.’

  • Optimisme en vertrouwen: het team ziet de toekomst positief tegemoet en is overtuigd van de capaciteiten van de groep.
  • Communicatie: iedereen kan openlijk spreken met iedereen over alle onderwerpen.
  • Motivatie en bevlogenheid: de teamleden zijn nog altijd gedreven en enthousiast.
  • Teamkwaliteit: de collega’s voelen zich mentaal veilig in het team, en de groep hangt sterk aan elkaar.

‘Na de theorie mochten de collega’s nadenken over waar het team momenteel staat ten opzichte van die bouwstenen en welke mogelijkheden er zijn om voort op te bouwen op de successen. Dat gebeurde aan de hand van stellingen, schaalvragen, het formuleren van werkpunten en sterktes van het team en tien tips voor persoonlijke veerkracht.’

‘In deze eerste sessie voelden de leden zich nog wat onwennig, en dat benoemden we ook. We sloten de sessie, net als alle andere, af met een check-out: wat namen de teamleden mee uit de sessie?’

Sessie 2: Aan de slag met de bouwstenen

‘De tweede sessie startten we, zoals alle volgende sessies, met een check-in: wat speelt er in de groep? Daarna volgde een reflectie over de vorige sessie, om dan concreet te werken rond de belangrijkste bouwstenen voor het team: communicatie en bevlogenheid.’

‘Een van de mooiste oefeningen ging over feedback geven. Voor de aanvang van de tweede sessie hadden we de teamleden gevraagd een complimentenboek te maken. Iedereen gaf een positief commentaar over zijn of haar collega’s. Wij verzamelden die complimenten en stelden er een presentatie mee samen. Ongelooflijk wat die oefening losweekte bij de teamleden!’

‘Een andere oefening draaide rond motivatie. Wat is de drijfveer van de teamleden? Waar putten ze energie uit? Waarom hebben ze voor deze job gekozen? Daar kwamen verrassende resultaten uit. Sommige teamleden die uit een totaal andere branche in hun huidige job waren terechtgekomen, gaven aan bij In-Gent echt hun plek te hebben gevonden.’

Sessie 3: Actieplan opstellen met duurzame doelen

‘In sessie drie was het tijd om actie te ondernemen: een plan opstellen met duurzame doelen. Dat deden we in twee stappen. Eerst keken we naar de sterktes en de groeipunten van het team. Daarna bepaalden we op basis van de resultaten per bouwsteen de concrete acties die nodig waren, met telkens een trekker die daar verantwoordelijk voor was.’

‘De actiepunten werden bepaald door de teamleden zelf. Soms ging het om vrij omvangrijke doelen, zoals teamoverschrijdende werkgroepen installeren of een duurzaam communicatiebeleid voeren, soms ook om veel kleinere initiatieven: iemand aanstellen die het team af en toe samenbrengt, of check-ins en check-outs inzetten bij teammeetings. Zo’n plan met concrete acties opstellen betekende een grote meerwaarde voor het team.’

Sessie 4: Boostersessie: evaluatie van het actieplan

‘Waar de eerste drie workshops vrij snel na elkaar volgden, zat tussen de derde en de vierde een periode van vier maanden. De boostersessie diende namelijk vooral om te zien hoever het actieplan intussen was gevorderd.’

‘Om te beginnen maakten we een analyse van de successen die het team en de leden apart hadden geboekt. Een leuke oefening hierrond was het “waarderend roddelen”: de teamleden praatten onder elkaar op een positieve manier over de de resultaten die een collega had behaald. De collega in kwestie hield zich afzijdig en luisterde alleen.’

‘Uit de analyse van het actieplan bleek dat de teamleden met heel wat punten aan de slag waren gegaan, andere hadden ze door omstandigheden – zoals de coronamaatregelen – nog niet kunnen uitvoeren. Zo hadden de teammeetings op kantoor nog niet kunnen plaatsvinden.’

‘Bij de laatste check-out bleek in elk geval dat er veel engagement aanwezig was in het team. En vooral: de teamleden beseften beter dan ooit welke mooie resultaten ze kunnen neerzetten wanneer ze goed samenwerken.’ f

5 tips voor meer veerkracht in je team

  1. Feedback geven. Evalueer het team regelmatig, en doe dat vooral op een goede manier. Vergeet niet om ook positieve feedback te geven. In het begin voelt dat wat onwennig aan, maar door te oefenen gaat dat steeds beter.
  2. Verbinding. Blijf inzetten op de connectie tussen de teamleden, vooral in tijden waarin je elkaar minder ziet. Dat is niet alleen belangrijk om de resultaten neer te zetten die verwacht worden, het maakt het werken ook een stuk aangenamer.
  3. Benoemen. Vermijd hete hangijzers niet. Als er veel dingen in de lucht hangen die niet besproken worden, heeft dat een negatieve impact op de sfeer in het team.
  4. Open communiceren. Je hoeft geen lange betogen te houden; druk gewoon zo helder en duidelijk mogelijk je standpunt of je gevoelens uit.
  5. Begrip. Probeer je zo veel mogelijk te verplaatsen in de standpunten van je collega’s.